Кого можно перевести на удаленную работу, как правильно оформить?

В 2020 г. большой востребованностью пользуется удаленная работа. Это связано с коронавирусом. Срок нахождения сотрудников на данном режиме регулярно продлевается решением глав субъектов федераций. В результате принятия Закона № 407-ФЗ дистанционная работа становится частью правового поля. Это вносит коррективы в организацию и юридическое оформление трудовой деятельности на предприятии.

Законодательное регулирование

В январе 2021 г. вступают в силу поправку к Трудовому кодексу о правилах перевода сотрудников компании или организации на дистанционную работу.

Закон различает 3 категории данного режима деятельности:

• временную, на срок до 6 месяцев с сохранением стационарного рабочего места;
• на постоянной основе;
• периодическую, чередование домашней и офисной занятости.

Изменения ТК упростили оформление и организацию трудовой деятельности на «удаленке». До принятия закона работодатель был обязан заключить с сотрудником, работающим дистанционно, трудовой договор в письменном и электронном виде. Теперь достаточно цифрового варианта документа.

Важно. Сверхурочная удаленная работа оплачивается по следующему тарифу: в полуторном размере за первые 2 часа и в двойном — за каждый следующий.

Заверенные копии письменных свидетельств (диплома, трудовой книжки и пр.) работник высылал письмом с уведомлением. С января 2021 г. подчиненный отправляет документы любым доступным способом, подписывает их обычной электронной или усиленной квалифицированной подписью.

Знакомить соискателя на должность с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором или условиями трудового соглашения работодатель может с помощью e-mail или одного из мессенджеров. Эти же виды связи использует сотрудник для информирования руководителя о результатах деятельности.

Мнение эксперта. Некоторые специалисты считают, что изменения закона ухудшили правовое положение граждан, работающих дистанционно. Если раньше работодатель обязан был уведомить об увольнении в день выхода приказа, то теперь он может выслать его подчиненному в течение 3 дней. Добавилось еще одно основание, которое влечет прекращение действия трудового соглашения. Сотрудник, не выходящий на связь 2 дня с момента поступления запроса от руководства, может быть уволен. Из закона также исчезла формулировка «право на офлайн» — нахождение подчиненного вне доступа во время отдыха.

Как оформить переход на дистанционную работу

На основании положений ст. 312 ТК работодатель может без согласования с подчиненным принять решение о переводе на «удаленку» при наличии форс-мажорных обстоятельств. Ими являются техногенные и природные катастрофы, пандемии и другие исключительные случаи, угрожающие жизни и здоровью сотрудника. Для этого руководитель с учетом мнения профсоюзной организации принимает Положение о временном переводе. Документ содержит указание на обстоятельства, перечень работников, сроки перехода, порядок организации их труда.

Важно. При временном переводе за сотрудником сохранятся его рабочее место. Оплата труда удаленных сотрудников не может снижаться, как и уменьшаться количество ежегодно предоставляемых 28 дней отпуска.

Издать приказ о переводе работника на «удаленку» руководитель вправе, если имеется соответствующее распоряжение главы субъекта федерации. В Москве обязательный перевод на дистанционный режим продлен до 15 января 2021 г. Согласно рекомендациям мэра на предприятии одновременно не может присутствовать более 70% персонала, а также не должны находиться сотрудники старше 65 лет. Компания обязана информировать Правительство Москвы, еженедельно подавая отчеты о количестве работников, перешедших на «удаленку».

Сотрудники кадровых отделов должны подкорректировать к 1 января 2021 г. заключенные ранее трудовые соглашения, коллективные договора и другие местные акты с учетом новых норм закона. В документах указывается 1 из 3 видов перехода на удаленную работу — временный, постоянный или периодический. В них также вносятся изменения с учетом 7 поправок к ТК и исключают неактуальные условия.

Как принять нового сотрудника

Оформление работника на «удаленку» в отделе кадров происходит после написания им заявления и прочтения локальных актов.

Для приема сотрудника требуется издать соответствующий приказ и заключить один из трех видов договора:

• постоянный для удаленной трудовой деятельности;
• временный на срок до 6 месяцев;
• с условиями чередования дистанционной занятости с работой в офисе.

Важно. Перевод на «удаленку» по инициативе руководителя сопровождается предоставлением подчиненному оборудования с ПО и средств связи для выполнения трудовых обязательств. В противном случае сотруднику выплачивается компенсация за использование арендованной или принадлежащей ему техники.

Перевод на удаленную работу сопровождается подписанием дополнения к действующему договору или заключением нового соглашения. Сотрудники кадрового отдела организации должны внести изменения в локальные акты, регулирующие трудовую деятельность организации. Директор компании или предприятия издает приказ о переводе на дистанционный режим, обеспечивая работника необходимыми устройствами для телефонной связи и программно-техническими средствами.