Должностная инструкция кадровика: изменения в 2021 году

В законодательстве, регулирующем трудовые отношения, нет упоминаний о таком документе, как должностная инструкция (сокращенно ― ДИ). Однако, он просто необходим для конкретизации функционала работника, его прав, обязанностей и уровня ответственности. Если вы не знаете, как должна выглядеть должностная инструкция кадровика в 2021 году, возьмите на вооружение рекомендации из данной статьи.

Назначение кадровой службы

HR-отделы, выполняющие роль подразделения по работе с кадрами, имеют вполне четкий функционал, который и определяет их роль в деятельности предприятий.

В обязанности данной структурной единицы входит решение следующих задач:

1. Подбор и прием на работу персонала.
2. Оформление кадровой документации.
3. Ведение воинского учета.
4. Формирование локальных нормативных актов предприятия.

Кадровая служба может содержать разное количество специалистов, между которыми будет распределен функционал. Обязанности каждого работника можно конкретизировать в должностной инструкции.

Требования к ДИ кадровика, актуальные в 2021 году

При определении перечня обязанностей, имеющихся прав и уровня ответственности специалиста по кадрам, стоит учитывать некоторые важные законодательные изменения:

1. В трудовом законодательстве появилось такое понятие, как «электронные трудовые книжки». Оно отражено в части 1 статьи 66 ТК РФ. Основанием для их введения стал закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Согласно этому документу, работодатель должен составлять для ПФ РФ форму СЗВ-ТД. Эту работу, как и обязательный инструктаж по вопросам перехода на электронные трудовые, можно возложить на специалиста кадровой службы.
2. С 2019 года работники имеют право на получение оплачиваемых отгулов для прохождения диспансеризации. Об этом сказано в нормах закона № 353-ФЗ. Согласно части 1 статьи 185 ТК РФ персонал может получить такой выходной один раз в 3 года, написав соответствующее заявление и согласовав дату с работодателем. Работники предпенсионного возраста ежегодно получают 2 оплачиваемых дня для прохождения диспансеризации. Специалисты кадровой службы отныне должны готовить соответствующие приказы.
3. Изменились сроки хранения кадровых документов. Актуальные нормативы отражены в Приказе Росархива № 236. Вместе с этим ужесточились и штрафы за неисполнение требований по условиям хранения документации. Согласно положениям закона № 341-ФЗ, ответственность для юридических лиц осталось прежней (5-10 тыс. рублей), а для HR-специалистов санкции увеличены до 3-5 тыс. рублей.

Прописывая в должностной инструкции актуальные требования и функционал кадровика, стоит помнить и об ужесточении ответственности за нарушения в области воинского учета. Согласно положениям закона № 132-ФЗ, административные штрафы выросли почти в 3 раза.

Какие разделы должны быть в ДИ кадровика

Должностная инструкция любого персонала, в том числе и специалистов HR-отделов, должна содержать 4 ключевых части:

1. Общие положения.
2. Обязанности работника.
3. Права специалиста.
4. Ответственность.

Как отмечает GR-директор HeadHunter Виталий Терентьев, актуальный закон не содержит рекомендаций по написанию этих разделов. При их составлении работодатели, как правило, берут за образец нормы ЕТКС и действующие профстандарты.

Как составить перечень обязанностей кадровика

В данном разделе конкретизируется функционал HR-специалиста.

К примеру, в части «Обязанности» может быть прописано, что кадровик должен:

• осуществлять поиск линейного персонала;
• оформлять документы о приеме на работу;
• вести учет штата организации.

Чтобы максимально полно и корректно отразить обязанности HR-специалиста, можно воспользоваться Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 или квалификационным справочником, который был утвержден Постановлением Министерства труда России № 37 от 21 августа 1998 года. Кроме этого, подойдет профстандарт специалистов, утвержденный Приказом Министерства труда России № 691н от 6 октября 2015 года.

Права специалиста по кадрам

В содержание данного раздела вносится перечень тех прав, которыми работодатель может наделить кадрового специалиста в пределах своих полномочий. Например, стоит прописать, что работник вправе запрашивать и получать от руководителей отделов документы и сведения, нужные ему для исполнения прямых должностных обязанностей.

Ответственность кадровика

В этой части должностной инструкции находят отражения всевозможные виды ответственности работника за неисполнение должностных обязанностей.

Кроме этого, стоит прописать наказание за следующие виды нарушений:

1. Невыполнение требований ГК РФ, ТК РФ и КоАП РФ, связанных с непосредственными должностными обязанностями.
2. Непринятие оперативных мер по пресечению нарушений ТК РФ, создающих угрозу для работы предприятия и персонала.
3. Причинение имущественного или иного материального ущерба организации.
4. Разглашение персональных данных специалистов, числящихся в штате.
5. Несоблюдение приказов и распоряжений вышестоящего руководства.
6. Невыполнение требований пожарной безопасности, ПВТР.

При составлении этого раздела стоит помнить, что за некоторые нарушения к ответственности привлекаются не только работники кадровой службы, но и предприятие. Например, некорректное составление трудового договора грозит штрафами в размере от 10 до 100 тыс. рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Заключение

Должностная инструкция кадровика ― это необязательный, но необходимый документ. В нем отражается функционал, права и ответственность специалиста HR-службы. При составлении должностной инструкции в 2021 году стоит учитывать актуальные поправки законодательства, которые касаются введения электронных трудовых книжек, а также оплачиваемых выходных для прохождения диспансеризации и ужесточения ответственности за несоблюдение требований в области хранения кадровой документации и ведения воинского учета.