Точная дата в графике отпусков – право или обязанность?

В ежегодно составляемом на предприятии графике стоят даты отпуска штатных сотрудников. Документ утверждается приказом руководителя организации не позднее, чем за 2 недели до начала нового года. Далее график отпусков становится обязательным для исполнения обеими сторонами — работодателем и подчиненными.

Оформление документа

Месяц и дата начала отдыха определяются с учетом пожеланий каждого сотрудника организации. С подчиненными также согласовывается его разделение на несколько частей. Разработкой графика занимаются начальники структурных подразделений компании или предприятия.

Их служебные записки с этапами согласования отпускных периодов передается в отдел кадров. Его специалисты занимаются оставлением графика. Правильность оформления документа и соблюдение законных норм контролируется Государственной трудовой инспекцией.

Важно. График отпусков имеет единую форму Т-7. Образец бланка и рекомендации по заполнению утверждены Постановлением № 1 Госкомстата в 2004 г. График также может иметь форму, разработанную конкретной организацией.

Очередность предоставления отпусков сотрудникам закрепляется руководителем в приказе после ознакомления с мнением профсоюза. Среди экспертов нет единого мнения о том, является или нет документ локальным нормативным актом. Его правовая природа в ТК не определена, поэтому на счет правил оформления графика часто возникают споры.

Кого можно не включать в график

Если отдых сотрудника приходится на весь год, то его не вносят в документ.

Согласно постановлению № 1 Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 в графике не проставляются данные работников, находящихся в отпусках:

• по уходу за ребенком до 1,5 лет или 3 лет;
• по беременности и родам.

Сведения о нахождении этих сотрудников допустимо изложить в графе «Примечания». Однако если окончание отдыха приходится на год составления графика, штатного работника следует включить в документ.

Право выбора даты отпуска

Некоторые из сотрудников могут указать удобное для них время для отдыха без учета мнения руководителя. Их права защищает трудовое законодательство.

Назначать желаемую дату и проставить ее в графике вправе:

• несовершеннолетние подчиненные;
• многодетные матери и отцы с детьми до 12 лет;
• почетные доноры;
• родители и опекуны детей-инвалидов;
• ветераны боевых действий;
• Герои труда;
• инвалиды войны;
• Герои РФ и ССР;
• полные кавалеры орденов.

Выбрать удобное время для отдыха может супруг, если его вторая половина находится в отпуске по беременности и родам, а также беременные женщины, усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев.

Рекомендации специалистов

В 6 пункте графика сотрудником отдела кадров указывается точная дата ухода в отпуск. Из-за этого требования в коллективе часто возникают разногласия. На стадии планирования многие сотрудники не могут сказать на год вперед точную дату начала отпуска. Они не знают, смогут ли купить билеты именно на день, указанный в графике, взять путевку и пр.

Многие планируют отдых, ориентируясь на время, которое предоставят для отпуска супругу на месте его работы. Решить эту проблему с соблюдением законодательства возможно. Вместо точной даты начала и конца отпуска в графике проставляется только месяц.

Важно. Точно указание времени начала отдыха необходимо для соблюдения прав работника и интересов руководителя. Однако указание названия месяца без конкретной даты не считается нарушением закона (ч. 1 ст. 5.27 ТК) согласно определению № АПЛ13-606 Верховного Суда от 6.02.2004 г.

После утверждения документа кадровый сотрудник готовит уведомления. Их необходимо вручить каждому работнику в течение нового года за 3 недели до начала отдыха. Это создает дополнительную бумажную работу. В ТК не сказано, как именно необходимо информировать сотрудников о грядущем отпуске. Поэтому издание приказа руководства и ознакомление с ним подчиненных можно считать уведомлением о дате начала отдыха.

Если приказом по основной деятельности предприятия принято решение извещать работника онлайн, то напоминания высылаются сотрудникам в электронном виде. Так, работники в феврале получают уведомления о том, что их ежегодный отдых запланирован на март. Поэтому они должны за 3 недели подать заявление с уже решенной датой отпуска. После этого за 2 недели до его начала издается соответствующий приказ.

Алгоритм предоставления отпуска

При формировании графика на 2021 г. в нем можно проставить дату начала отдыха и конца включительно или нет.

Затем сотрудник отдела кадров совершает ряд действий:

1. Подает график на утверждение руководителю.
2. Знакомит подчиненных с документом.
3. Если в графике нет указания на начало отпуска, за 2 недели до ухода работника принимает от него заявление с точной датой.
4. Если в графике стоит дата начала отдыха, сотрудник за 14 дней уведомляется о запланированном ранее отпуске.

Изменения в уже действующий график вносят по согласованию сторон. Причинами для этого выступают производственная необходимость, увольнение работника или личные обстоятельства. Изменения в виде дополнений к графику утверждаются приказом. За отсутствие документа или несвоевременное составление на организацию накладывается штраф.
ТК не содержит норм, предписывающих обязательно вносить в график на стадии составления точную дату отпуска.

Ее отсутствие не нарушает положений закона. За 2 недели до начала отдыха руководитель обязан напомнить об этом факте сотруднику согласно ч. 3 ст. 123 ТК. Для придания рабочим отношениям определенности и в целях защиты прав подчиненных дату начала запланированного отпуска в графике лучше проставлять.